Cómo crear facturas para clientes usando WordPress

Cómo crear facturas para clientes usando WordPress

Crear y enviar facturas es una tarea esencial pero engorrosa para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas. En lugar de crear manualmente una factura utilizando una plantilla, puede ahorrar mucho tiempo utilizando las herramientas adecuadas. En este artículo, le mostraremos cómo crear facturas para clientes que usan WordPress. Aunque existe un complemento de WordPress para facturas, le recomendamos que utilice una solución más intuitiva llamada Freshbooks. Es por eso que compartiremos dos métodos para crear facturas. FreshBooks y WP-Invoice.

Método 1: usar Freshbooks

Contents

La herramienta de contabilidad más simple y profesional para autónomos y profesionales es Freshbooks. Es una herramienta de contabilidad diseñada para no contables y perfecta para profesionales de WordPress. Hay una prueba gratuita de 30 días para cualquier función de pago, e incluso tienen un plan gratuito para siempre. Registrarse es muy fácil y ni siquiera tiene que ingresar los detalles de su tarjeta de crédito para la prueba. Al registrarse, aterrizará en un panel simple que se ve así:

Panel de Freshbooks

Crea tu primera factura en Freshbooks

Crear y enviar facturas con Freshbooks es muy sencillo. Simplemente haga clic en el botón Nuevo y seleccione Factura en el menú desplegable.
Crea tu primera factura con FreshBooks
Si no ha agregado su dirección de trabajo, Freshbooks le pedirá su dirección de trabajo que aparecerá en su factura.
Su dirección comercial para la factura
El asistente de facturación también le preguntará qué está facturando a sus clientes. Puede elegir el clima, los artículos o ambos, según los servicios o productos que brinde a sus clientes.
Seleccione si está facturando tiempo, artículos o ambos
En la siguiente pantalla, deberá proporcionar información sobre el cliente. Freshbooks guardará esta información y podrá usarla más adelante cuando necesite enviar una factura a este cliente.
Ingresando la información del cliente para su nueva factura
Después de guardar los detalles de su cliente, puede desplazarse hacia abajo para ingresar tareas y artículos, tarifas y cantidad adeuda. Puede agregar varias líneas para cada elemento o tarea con notas, términos y condiciones adicionales.
Ingresar tareas y artículos con tarifas y cantidad adeuda
Una vez que esté satisfecho con la factura, puede guardarla como borrador o enviarla instantáneamente por correo electrónico. También puede enviar una factura por correo. Fue simple, ¿verdad?

Agregar métodos de pago en FreshBooks

Freshbooks le permite aceptar pagos en línea de los clientes. Es compatible con PayPal y Stripe de forma predeterminada, y puede habilitar otras pasarelas de pago populares. Si necesita configurar pagos, debe hacer clic en Configuración en el menú superior y hacer clic en la pestaña Aceptar tarjetas de crédito.
Acepte pagos en línea contra sus facturas usando FreshBooks
Active el método de pago que desea utilizar y responda algunas preguntas sencillas sobre los detalles de su cuenta. Eso es todo, sus clientes ahora pueden pagarle en línea cuando reciban una factura suya.

Controle el tiempo y los gastos con FreshBooks

FreshBooks le permite administrar y realizar un seguimiento de sus gastos. Simplemente haga clic en la pestaña de gastos para comenzar.
Realice un seguimiento de sus gastos con FreshBooks
Freshbooks puede importar sus gastos de más de 13,000 instituciones financieras. Puede conectarlo fácilmente a su cuenta bancaria y tarjetas de crédito. También puede agregar gastos manualmente y guardar recibos con solo tomar una instantánea de su teléfono. Si trabaja por horas, cada segundo de su trabajo debe facturarse al cliente. Freshbooks viene con una herramienta de seguimiento del tiempo incorporada. Simplemente haga clic en la pestaña Seguimiento de tiempo para comenzar.
Seguimiento del tiempo con FreshBooks
Todo lo que necesita hacer es ingresar los detalles del proyecto y registrar sus horas. También puede iniciar el cronómetro haciendo clic en el botón Iniciar temporizador.

Método 2: usar un complemento de WordPress

Otra forma de administrar las facturas es utilizar el complemento WP-Invoice. De esta manera, su sitio web de WordPress se convierte en el centro de sus facturas y pagos. Lo primero que debe hacer es instalar y activar el complemento WP-Invoice. Tras la activación, el complemento agregará un nuevo elemento de menú « Factura » en su administrador de WordPress. Debes visitar Factura »Configuración para configurar el complemento.
Configurar los ajustes de WP-Invoice
Primero debe ingresar el nombre de su empresa como desea que aparezca en las facturas. Luego, debe seleccionar una página para ver las facturas. Le recomendamos que cree una nueva página de WordPress titulada Facturas y seleccione esa página aquí. Esta página se utilizará para mostrar sus facturas. WP-Invoices viene con varias opciones de pago (consulte nuestra lista de 5 alternativas de PayPal para que los autónomos cobren pagos en WordPress. Debe elegir un sistema de pago predeterminado de Stripe, 2CheckOut, PayPal, Tarjeta de crédito o pasarela de pago Gateways. Puede seleccionar selectivamente habilite o deshabilite las pasarelas de pago y permita que sus usuarios elijan su método de pago preferido. Cuando elija un método de pago, verá una nueva pestaña en la configuración para configurar esa pasarela Cada pasarela de pago tiene diferentes configuraciones que deberá configurar al iniciar sesión en su cuenta en esa puerta de enlace y obtener sus claves API.
configurar pasarelas de pago para sus facturas
Después de configurar sus pasarelas de pago, haga clic en el botón Guardar todas las configuraciones para guardar sus cambios.

Crea una nueva factura

Para crear y enviar una nueva factura a un cliente, simplemente vaya a Facturas »Agregar nuevo. Se le pedirá que proporcione la dirección de correo electrónico del cliente.
Ingrese la dirección de correo electrónico de su cliente
Después de ingresar la dirección de correo electrónico, el complemento cargará la pantalla del editor de facturas. Notarás diferentes cuadros de meta en la pantalla de edición, así como los cuadros familiares del editor de títulos y publicaciones. Justo debajo del cuadro del editor de publicaciones, verá un metabox para agregar los artículos que incluye en esta factura.
Agregue artículos a su factura
Simplemente ingrese un artículo, una cantidad y un precio. El complemento calculará el monto total y lo mostrará como un saldo. Puede hacer clic en el enlace de descripción de alternancia para agregar la descripción de un elemento a la lista. También puede hacer clic en el botón «Agregar descuento» para deducir el monto del descuento según un porcentaje o monto fijo. Debajo del cuadro de los elementos de la factura, verá el cuadro de la pasarela de pago. Esto mostrará su pago predeterminado y cualquier método de pago que haya habilitado en su sitio. Puede cambiar esta configuración para una factura si lo desea, o puede dejarla para usar las opciones predeterminadas que estableció en la configuración del complemento.
Definir opciones de pago para una sola factura
A su derecha, verá el metabox de información del usuario. Mostrará la dirección de correo electrónico del cliente. Puede completar el resto de la información. En caso de que no tenga toda la información, puede dejarlo en blanco y el cliente podrá completarlo al momento de pagar. En el metabox de publicación, existen opciones para publicar esta factura como cotización, permitir pagos parciales o convertirla en una factura recurrente. Al hacer clic en el enlace Activar / desactivar anticipado, podrá agregar una fecha de vencimiento para la factura e ingresar la información fiscal.
Publica tu factura
Después de publicar la factura, sus clientes recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace a la página de facturación en su sitio de WordPress. Si sus clientes no reciben notificaciones por correo electrónico, debería consultar nuestra guía sobre cómo solucionar que WordPress no envíe correos electrónicos. Verá la factura, con un enlace para imprimir la versión en PDF antes de realizar el pago. Los clientes también pueden editar su información personal en la página.
Los clientes podrán ver la factura en su sitio

Ver facturas e informes

Todas las facturas que crea son accesibles desde Facturas »Ver todas. Puede ordenar y filtrar sus facturas usando el menú a su derecha. Para obtener una descripción general de sus ingresos y facturas, debe visitar Facturas »Informes. Allí podrá ver gráficos y tablas de todas las facturas.

Optimización de sus facturas, correos electrónicos y pagos

La página de configuración de la factura cambiará después de que guarde su configuración inicial. Ahora si visitas Facturas »Configuración, podrás ver muchas otras opciones que puedes configurar. Por ejemplo, puede editar plantillas de correo electrónico, crear varias plantillas, agregar elementos de línea que le permitan agregar elementos rápidamente a una factura. Incluso puede importar / exportar los datos de su factura a un archivo XML.
Opciones avanzadas para su sistema de facturación de WordPress

Ventajas y desventajas de WP-Invoice y Freshbooks

Al utilizar WP-Invoice, obtiene un complemento gratuito que se integra perfectamente con su sitio web. No necesita depender de un servicio de terceros para manejar sus clientes y pagos. Puede configurar copias de seguridad automáticas de WordPress en el almacenamiento en la nube para asegurarse de que sus datos estén seguros. Por otro lado, FreshBooks es utilizado por miles de profesionales. Sus datos se almacenan en la nube y no tiene que preocuparse por la copia de seguridad o la seguridad. Más importante aún, no es solo un software de facturación, es una solución de contabilidad completa para los que no son contables. Puede realizar un seguimiento de los gastos, conectar cuentas bancarias, recibir pagos en línea y más. Aparte de eso, cada día FreshBooks se conecta a más servicios y se vuelve más poderoso y fácil de usar. Eso es todo, esperamos que este artículo le haya ayudado a crear facturas para clientes que utilizan WordPress. También puede consultar nuestro tutorial sobre cómo agregar testimonios de clientes rotativos en WordPress. Si le gustó este artículo, suscríbase a nuestro canal de YouTube para ver tutoriales en video de WordPress. También puede encontrarnos en Twitter y Google+.

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