Cómo configurar un saludo de correo de voz empresarial (con ejemplos)

Cuando llama a un número de teléfono del trabajo, a menudo es recibido con un saludo automático que lo guía a través de la guía telefónica y los siguientes pasos. Estos saludos hacen que su pequeña empresa parezca profesional y pueden ayudar a aumentar las ventas y aumentar la satisfacción del cliente. En este artículo, le mostraremos cómo configurar un saludo para su tienda en línea, negocio o blog. También le mostraremos los mejores saludos de muestra que puede usar como plantilla.

¿Por qué es importante el saludo del buzón de voz para su negocio?

Más del 88% de las búsquedas locales en dispositivos móviles resultan en una llamada telefónica. Principalmente gracias a los ingeniosos botones de hacer clic para llamar que aparecen en los resultados de búsqueda locales de Google.

Para muchas pequeñas empresas, es posible que no sea posible responder a todas las llamadas de inmediato. A veces, los clientes pueden llamar después del horario comercial y es posible que usted esté ocupado o no tenga personal disponible en ese momento. Aquí es donde entra su saludo. Para muchos clientes, este será su primer contacto con su negocio. No configurar un saludo de correo de voz puede hacer que pierda un cliente para su competidor. Por otro lado, no recibir el saludo de correo de voz correcto también puede tener graves consecuencias. Los clientes pueden colgar, no realizar ninguna acción o simplemente ponerse en contacto con su competencia. Dicho esto, echemos un vistazo a cómo configurar correctamente el saludo del buzón de voz para su negocio en línea.

La mejor forma de configurar un saludo de correo de voz

Normalmente, los propietarios de pequeñas empresas utilizan un número de teléfono fijo o móvil para atender las llamadas. Si bien esto puede hacer el trabajo, no le permiten manejar adecuadamente las llamadas comerciales ni configurar un saludo automático efectivo. La mejor manera de manejar las llamadas comerciales es utilizar un servicio telefónico comercial. Muchas pequeñas empresas utilizan un número de teléfono comercial virtual porque les permite manejar de manera eficiente las llamadas comerciales sin sacrificar la privacidad. A diferencia de un número de teléfono fijo o móvil, utiliza Internet para manejar llamadas. El término oficial para esta tecnología se llama servicio de telefonía VoIP (Voice over Internet Protocol). El uso de un servicio telefónico comercial le ofrece las siguientes ventajas sobre las líneas fijas y móviles.

• Puede configurar su horario de apertura y grabar diferentes saludos para transmitir según la hora del día.
• Puede configurar la operadora automática, agregar extensiones para enrutar llamadas, permitir que los usuarios dejen el correo de voz y más.
• Funciona en su computadora, tableta, teléfono de escritorio e incluso en su teléfono móvil mediante aplicaciones.
• Varios usuarios pueden utilizar el mismo número de teléfono independientemente de su ubicación.
• Puede dar acceso fácilmente a nuevos empleados sin llamar a un técnico o comprar nuevos equipos.

Le recomendamos que utilice Nextiva porque es el mejor proveedor de servicios telefónicos para empresas que existe. Ofrecen un conjunto completo de funciones con un panel de administración web fácil de usar y aplicaciones para su teléfono.

Usamos Nextiva en nuestro negocio para manejar llamadas para MundoCMS y otras propiedades de Awesome Motive. Si desea una solución diferente, eche un vistazo a RingCentral. Este es otro gran servicio telefónico para empresas. Ofrecen una plataforma increíblemente rica en funciones, con muchas herramientas para administrar saludos de voz, asistentes automáticos, mensajes de voz, transcripciones de llamadas y más. Una vez que haya configurado un servicio telefónico comercial, puede configurar saludos de correo de voz usando sus configuraciones fáciles de seguir.

Ejemplos de saludos de voz para empresas

Hay algunas reglas básicas que debe seguir para crear los saludos más efectivos.

• Evite clichés como "Su llamada es importante para nosotros", se usan en exceso y ya no se sienten genuinos.
• Asegúrese de que la grabación de su correo de voz suene amigable y personal.
• Trate de no dar la impresión de que está leyendo un guión.
• Si puede, contrate a un locutor para que le ayude a grabar los saludos. Incluso puedes encontrar a alguien en Fiverr.
• Asegúrese de que su correo de voz proporcione información importante, como el nombre de la empresa, el horario de atención y los datos de contacto.

Aquí hay algunas plantillas de saludo de correo de voz que puede usar para su negocio.
Ejemplos de saludos de correo de voz fuera de las horas pico
Este saludo se reproducirá cuando los clientes lo llamen después del horario comercial o los fines de semana. Asegúrese de que este saludo informe a los usuarios sobre el horario de atención, otras formas de comunicarse con el servicio al cliente o la ubicación de la tienda. "Hola, has llegado [business name]. Estamos disponibles por teléfono desde [9 am] a [6 pm] [PST] Lunes a viernes. También puede utilizar el formulario de contacto de nuestro sitio web, [www.example.com] para dejarnos un mensaje y le responderemos por correo electrónico. Si desea que le devolvamos la llamada, deje su nombre y número después con un mensaje corto y nuestro equipo se comunicará con usted lo antes posible. "" Hola, has llegado [business name]. Actualmente no podemos responder a su llamada. Nuestro horario de oficina es [business hours] Lunes a viernes. Nuestra tienda en [store location] permanece abierto a los clientes los fines de semana. También puede contactarnos a través del chat en vivo en nuestro sitio web [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Si no es urgente y desea que le devolvamos la llamada, deje su nombre y número después del pitido. “Como puede ver, ambos ejemplos brindan información importante y ofrecen a los clientes otras formas de contactar a través del chat en vivo o el formulario de contacto.
Ejemplos de saludos de correo de voz para las festividades
Estos saludos se pueden grabar durante las vacaciones. "Hola, has llegado [business name]. Nuestro equipo se encuentra actualmente fuera de la oficina para pasar unas vacaciones con amigos y familiares. Volveremos a trabajar en [day and time]. Déjenos su nombre y número y nos comunicaremos con usted lo antes posible. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]". "¡Felices vacaciones! Nuestro equipo en [business name] está ausente hasta [date]. Si es un cliente existente, aún puede abrir un ticket de soporte en nuestro sitio web, intentaremos comunicarnos con usted dentro de las próximas 24 horas. También puede contactarnos a través del chat en vivo o el formulario de contacto en nuestro sitio web [www.example.com]. Si no es urgente, puede dejarnos su nombre y número después del bip. Le devolveremos la llamada lo antes posible. "" Hola, ha contactado [company name]. Estamos cerrados por (nombre del feriado) y reanudaremos el trabajo. [date and time]. Si necesita una respuesta urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (email_address), intentaremos responder a todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas. También puedes dejarnos un mensaje y te responderemos después de las vacaciones (feliz año nuevo / vacaciones) ”. Como puede ver, estos saludos brindan a los clientes la mayor cantidad de información posible. Estos saludos también garantizan que los clientes sepan cómo obtener una respuesta más rápida utilizando otros métodos de contacto durante las vacaciones.
Ejemplos de saludos ausentes / ocupados
Si está ocupado, ausente o con poco personal y no puede responder inmediatamente las llamadas de los clientes, puede usar estos saludos como ejemplo. "Hola, has llegado [business name], no podemos atender su llamada en este momento, pero estaremos encantados de devolverle la llamada lo antes posible. Déjenos su nombre y número después del pitido. "Hola, actualmente estamos lejos del teléfono. Si no es demasiado urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico). De lo contrario, deje su nombre y número después del pitido y le devolveremos la llamada de inmediato. »Si es la única persona que responde a las llamadas, puede convertirlo en un saludo personal. “Hola, te has comunicado con (Tu nombre). Actualmente no puedo contestar el teléfono. Puede enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico) o puede dejar su nombre y número después del pitido y le devolveré la llamada lo antes posible. "

Prueba y mejora tus saludos

Otra gran razón para utilizar un servicio telefónico comercial es que puede realizar un seguimiento de todas sus llamadas y ver informes detallados sobre ellas. Por ejemplo, así es como se ve la página de análisis de llamadas de Nextiva.

Debería realizar un seguimiento de la cantidad de usuarios que escuchan cada saludo y cómo respondieron. Los saludos con una puntuación más alta de los clientes que dejan un mensaje funcionan de manera eficaz. Los mensajes de correo de voz que ni siquiera se escuchan por completo son un fracaso. Te recomendamos que pruebes diferentes saludos para encontrar el equilibrio perfecto. Actualizar su saludo periódicamente también puede ayudarlo a llenar los vacíos de comunicación que ni siquiera sabía que existían.

Rastrea tus mensajes de correo de voz

Ahora que ha configurado un saludo equilibrado, informativo y fácil de usar, el siguiente paso es aún más crucial. ¿Qué sucede después de que un cliente le deja un mensaje de correo de voz? Si está utilizando un sistema telefónico comercial, podrá seguir y responder fácilmente estos mensajes. Asegúrese de que usted y su personal también estén bien preparados para un seguimiento rápido. Una devolución de llamada rápida es de gran ayuda para fortalecer las relaciones comerciales y cerrar las ventas. Esperamos que este artículo le haya ayudado a aprender cómo configurar el saludo de correo de voz para su negocio en línea. También puedes consultar nuestra guía sobre ...